Arquivo de tecnologia

Comprar ou desenvolver software de Help Desk?

Gestor e sua equipe devem medir os riscos quando chegar a hora de decidir pela compra de um produto ou desenvolvimento in-house

O mercado nacional oferece uma profusão de softwares para gerenciamento das atividades de suporte técnico. Isso sem contabilizar  produtos estrangeiros; outros que são adaptados, vindos de Call Center e ambientes similares; até o alçapão final que é a boa e velha planilha eletrônica.

Sempre comento nos cursos de gestão de suporte: a decisão que o gestor (auxiliado por sua equipe) precisa tomar  nunca é baseada na melhor relação custo-benefício ou em vantagens x desvantagens etc.

A decisão sempre recai sobre…

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Software certificado em ITIL – tá formada a confusão!

Um debate no mundo cyber entre cachorros-grandes (expressão gauchesca), questiona o benefício da certificação ITIL para softwares. Tem o presidente da Pink Elephant e mais fornecedores na peleia.

O auê começou no artigo do Michael Lohr, gestor do time de vendas da Tripwire. O texto foi publicado no Information Security Systems com o título ITIL Certified Products are No Magic Bullet (“Produtos certificados não são bala mágica” ou, digamos, “certeira”).

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Licenciar software para Help Desk

Ao longo destes dez anos de vida do Fireman tenho visitado clientes interessados em uma solução de software para Help Desk.

Em geral, relegados durante anos pela diretoria e gerência de TI, um dia chega a oportunidade (e o amém) para licenciarem uma solução deste tipo.

Planos são feitos. Avaliações de mercado. Características desejadas reunidas. Pesquisa em produtos estrangeiros e nacionais. Os eventos devem acontecer de maneira mais ou menos rápidos, pois qualquer mudança na economia pode postergar a compra para seis meses ou até dois anos para frente. E, cá entre nós, administrar um departamento de Help Desk sem um software é dureza (nem vou entrar no mérito dos produtos caseiros que vicejam em 80% do mercado nacional, estimativa produzida por mim).

Pois então, um dia o conjunto de características é definido. Está tudo na pastinha com o título: PROJETO DO SOFTWARE DE HELP DESK.

E dentro? Leia todo o texto deste artigo »

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Brutalidade não, sutileza!

Vou contar um fato verídico que aconteceu comigo ontem e, em seguida, uma analogia com nosso ambiente de Help Desk e Service Desk.

Andei na chuva com o carro da minha filha. Depois, deixei-o na garagem (do hotel onde deixamos nossos carros) por uns quinze dias, já que ela foi fazer uma mochila-trip por Bolívia e Peru.

Quando ela voltou e tentou fazer o carro andar, ele não ia adiante. Baixando o freio-de-mão, continuava emperrado. Chamei o pessoal da oficina que recém fizera uma vistoria completa. Deixei-os trabalhando e quando fui pegar meu carro, vi que estavam dirigindo o carro até a oficina. Fiquei feliz. Disseram que a lona enferrujou e criou um clima adesivo (se é verdade, são outros trocentos). Mas, ao ver nossas vagas no estacionamento, percebi que o cone que utilizo quando o carro está ausente, havia sumido.

Opa!

A 200 kms/h (exagero!) fui até a oficina e perguntei se não haviam pego o cone “por engano“. Alguém disse: “- É mesmo, este não é nosso. Vamos devolver hoje mesmo.

Aí entra o tema de nosso post. Eu poderia ter esbravejado, xingado, etc. Não renderia muita coisa. Por outro lado, sendo sutil, mostrei que estava atento aos movimentos deles, assim como obtive o cone de volta.

E o Help Desk?

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Nem tudo vale a pena…

Como desenvolvedor de software para Help Desk e Service Desk (yes, Fireman is our product), nós buscamos atender a demanda do mercado.

Isso não significa que a gente endossa tudo o que o mercado quer. Significa que desenvolvemos um produto para os outros usarem, respeitando as necessidades e desejos dos outros colegas profissionais.

Aqui eu poderia discorrer várias e várias histórias, mas a visita que fiz hoje vale a pena citar e está um pouco associado com aquele item anterior, Quebrando paradigmas.

Questão:

Vale a pena disponibilizar consulta da base de conhecimento, via WEB, para o usuário?

Bom, no tópico acima referenciado tivemos um registro de uma empresa que não acha adequada liberar a abertura de incidentes via WEB, por motivos próprios.

Hoje enfrentei outra situação de aprendizado.

Em alguns contratos, o prestador de serviços do Help Desk pode receber por incidente. Por uso.

Assim, apesar de ser politicamente inadequado freiar o uso da WEB para que o usuário consulte a base de conhecimento, é bom fazer isso. E orientar ao cliente que telefone em caso de dúvidas. Ligue e não acesse via WEB. Por que neste caso estará gerando um novo incidente que vai garantir uma grana de contrato ao final do mês.

Yeah, a gente não pode ser muito purista ao avaliar as coisas somente sob o aspecto T?CNICO. ? preciso saber também como as contas do final do mês serão pagas, hehehe.

Ao implementar ou reestruturar seu novo Help Desk é bom pensar não somente no aspecto técnico, mas no impacto que mudanças culturais irão gerar. Inclusive no caixa de sua empresa, caso ela seja prestadora de serviços.

Think about.

Abraços

El Cohen

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Quick-codes, auto-complete…

A tecnologia em uso no Help Desk / Service Desk precisa auxiliar o departamento.

Parece banal e até patética a frase acima. Mas no dia-a-dia do atendimento, algumas interrogações podem surgir. Em especial quando a tecnologia que você utiliza tem um reconhecimento mercadológico tão grande que você nem fantasia questioná-la.

Dia desses acompanhei uma lista de discussão onde um analista consultava colegas sobre como classificar uma reinicialização de senha (este assunto é campo fértil em nossa área).

Em um enfoque profissional, é preciso qualificar o incidente, classificá-lo e anotar todas as demais informações inerentes. Ora, muitas vezes essa burocracia de documentação toma mais tempo do técnico do que a reinicialização de senha propriamente dita.

Contudo, e aqui aparece o viés da administração, estes apontamentos precisam ser realizados. Isso por que tais dados geram um mapa do que acontece dentro do departamento. Assim, ações de melhoria, aperfeiçoamento e eficiência podem ser desenvolvidas.

Refletindo um pouco mais, como trabalhar sobre um plano de segurança se não existe idéia de quantos incidentes, chamados, etc são abertos por mês? Como saber se vale a pena o esforço nesta área? Os problemas são sazonais? São específicos para um grupo de usuários?

Não dá pra trabalhar e melhorar sem massa crítica de informações para avaliação.

Por outro lado…

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Computadores se auto-corrigindo

Esse é o título de um artigo apresentado pela Anna Salleh no site News in Science (original em inglês: Computers to fix themselves).

O artigo comenta a projeção futurística (mas nem tão longe assim, pois já estão sendo realizados testes), em que o sistema de atendimento de Help Desk e Service Desk será automatizado por computador.

Ou seja: não estamos falando do computador ter auto-diagnóstico, etc, mas da central de atendimento receber chamados de usuários e atendê-los.

De maneira automática.

Sem intervenção humana.

Baseado em a) mecanismos de inteligência artificial, b) em padrões de mais de 30.000 atendimentos e soluções e engines similares ao do Google, o sistema permitiria ser “razoavelmente preciso” (curiosa essa expressão: ou é preciso ou não é; seria como dizer “mais ou menos certo“).

Eu não duvido que o futuro caminhe por esse trilho.

Contudo, uma frase me chamou a atenção:

Os usuários irão tolerar alguma imprecisão do sistema ou respostas incompletas. Por exemplo, se o sistema der ao usuário a página certa para download de um software mas informar os procedimentos errados, os usuários ainda assim acharão o sistema automatizado útil.

Hahahaha…

Aqui eu acho que a academia se distancia da realidade.

Seria muito legal este professor sentar em uma PA (ponto de atendimento) e ver se isso realmente é aceitável. Ou é uma projeção do que ele gostaria que os usuários se conformassem (receber a página certa para download, mas os passos incorretos).

PONTO 1

Eu nunca encontrei um usuário que aceitasse informações erradas. Ora, ele liga para um local que deve lhe dar suporte e as orientações… e o faz perder ainda mais tempo?

PONTO 2

O diretor dessa empresa ou corporação vai concordar com este desperdício de tempo do usuário, esta imprecisão? Com certeza, alguém precisando enviar uma proposta vai dizer “- F.D.P. desse sistema automatizado que me faz perder tempo, me passando dados errados…

PONTO 3

O foco desta idéia parece muito mais substituir a área de atendimento do que fazer com que a TI seja aderente ao negócio. Ora, a “economia” acontece no Help Desk, quando os processos e infra-estrutura da empresa é que deveriam ser melhorados para diminuir incidentes no Help Desk (melhor cabeamento, computadores mais novos, melhor treinamento de usuários, etc)

PONTO 4

Quem vai lidar com o lado emocional do usuário? Com certeza não será a máquina…

Algum supervisor vai ter que interagir nas questões de prioridade, urgência, “- Isso daqui me informa errado“, “- Essa coisa tem que funcionar agora!!!“, etc.

De fato, eu acho que as coisas podem caminhar neste sentido: automatização.

Com este posicionamento esclareço que, como uma pessoa alicerçada na tecnologia, não renego meu “berço profissional“, hehe. Não sou descrente no avanço e na modernidade. Afinal, escrevo de um notebook do tamanho de um caderno, via internet banda larga e num blog mundial.

Mas é conveniente preocupar-se com os enfoques acima. Não serei eu que apontará os mesmos para os pesquisadores da Austrália, onde este projeto está em desenvolvimento. Aliás, no final do artigo, o próprio professor confessa ainda algumas “não-adequações do sistema”.

Contudo, escrevo para você!

É bom saber para onde as coisas estão indo e ter consciência do que acontece.

Não se assuste, caso esteja preocupado com seu emprego!

Em minha humilde opinião, eu não acho que a tecnologia per si suprirá nossas vagas. Ao contrário, acho que cada vez abrirá mais dentro da seara da própria tecnologia.

Abraços

El Cohen

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Casa de ferreiro, espeto de pau

Eu não gosto de clichês. Mas é impossível negar que a sabedoria popular conseguiu retratar em poucas palavras uma situação ímpar. Por isso esta expressão se universalizou.

Minha filha vai estudar Moda em São Paulo. Então achamos interessante que aprenda Corel Draw: para ajudar na confecção do projeto-piloto, essas coisas todas que envolvem desde a criação até a confecção da roupa. E neste sábado acinzentado de 11 de novembro, garoa fina com modos paulistanos, vamos ao SENAC Informática completar a inscrição dela.

E…

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Cacetada no Self-Service!

Self-Service.

Auto-ajuda.

Você vai encontrar em quase todo fornecedor de software ou soluções para Help Desk e Service Desk, um módulo que oferece a tradicional auto-ajuda para o usuário.

Isso significa que ele pode obter informações e até a solução de uma dificuldade pesquisando em um mecanismo preparado para isso.

Ele pode ser uma FAQ na internet/intranet, uma base de conhecimento, manuais, etc. O modo não importa muito nessa argumentação que farei.

O que importa é que o usuário tem a sua disposição recursos para resolver suas questões sem interagir com o departamento de suporte técnico. E, com isso, a equipe de atendimento pode se dedicar a outras tarefas ou até mesmo a incidentes mais complexos.

Voilà, que maravilha!

Maravilha?!

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